O gerenciamento das informações é o instrumento eficiente e eficaz que fundamenta o processo decisivo do empresário. Sem controles e, conseqüentemente, sem informações gerenciais, torna-se impraticável decidir acertadamente e, no tempo necessário. A administração de estoques tem o objetivo de permitir que a empresa consiga produzir e comercializar seus produtos de forma eficiente e com a menor utilização do capital de giro.
O planejamento de estoques é uma atividade de importância fundamental e deverá ser integrado tanto com a produção como também com as vendas, de modo a otimizar os volumes das compras.
Para isso:
- Mantenha constantemente atualizado o custo de cada produto;
- Determine o período de compra e o tamanho de lote de cada produto para cada fornecedor. Isto irá otimizar o planejamento dos estoques e, conseqüentemente, as compras;
- Estabeleça políticas de cobertura (estoque de segurança, estoque mínimo, estoque máximo) para cada produto, baseadas em valor unitário, tamanho de lote de compra, giro e lead time de obtenção, dependendo do fator mais crítico para cada item;
- Mantenha controles para reduzir estoques ultrapassados/arcaicos;
- Efetue o planejamento constante das necessidades de estoques baseadas em previsões de vendas para garantir tanto a disponibilidade dos produtos como também a redução do nível dos estoques de acordo com o mercado. A integração do planejamento dos estoques com as finanças permite uma melhor gestão do fluxo de caixa;
- Mantenha controle permanente sobre a disponibilidade do estoque para suprir as faltas rapidamente, quando estas acontecerem;
- Determine o custo de falta de cada produto e compare com o seu custo de estocagem;
- Fique alerta para evitar estoques dormentes;
- Mantenha controle rigoroso do estoque físico com os lançamentos diários;
- Realize inventários físicos periódicos para conferi-lo com os dados do controle de estoques;
- Mantenha os estoques em local estratégico;
- Mantenha os itens fisicamente ordenados em prateleira e devidamente classificados e identificados por etiquetas;
- Evite almoxarifados abertos;
- Mantenha separação física entre a recepção e o almoxarifado;
- Estabeleça uma codificação dos materiais para maior facilidade de consulta;
- Mantenha sistemas de informações integrados para acesso e consulta imediata da quantidade disponível de cada material em estoque.
